Decouvrez les differents types de secretaires

Les secrétaires contribuent à l’organisation et au bon fonctionnement des entreprises. Ils jouent un rôle crucial dans le milieu professionnel. En fonction de l’étendue de leurs responsabilités, les secrétaires peuvent être classés dans plusieurs catégories.

Assistant virtuel

Les assistants virtuels sont généralement des indépendants qui travaillent à domicile ou ailleurs que dans un bureau traditionnel. Ils s’appuient fortement sur la technologie puisque la plupart de leur travail se fait par ordinateur, fax et téléphone. Leurs domaines d’expertise peuvent varier. Certains font office d’assistants personnels de leurs supérieurs, planifiant les engagements et effectuant d’autres tâches administratives. D’autres peuvent se spécialiser dans certains domaines tels que la finance, la comptabilité ou la transcription juridique ou médicale. Cliquez sur monsecretariat.fr pour plus d’infos sur les secrétaires indépendantes.

Secrétaire de bureau

Un secrétaire de bureau effectue des tâches administratives pour une entreprise. Les tâches quotidiennes peuvent comprendre la gestion des appels téléphoniques et l’organisation des commandes auprès des fournisseurs. Il peut aussi être chargé de réapprovisionner les fournitures de bureau et d’aider à la demande de documents et à l’archivage. Les autres responsabilités varient en fonction de l’entreprise et du secteur d’activité. Les qualifications des secrétaires de bureau comprennent de bonnes compétences en gestion du temps et de fortes capacités d’organisation. On trouve des secrétaires de bureau dans de nombreux secteurs différents, notamment dans les entreprises, les cabinets d’avocats et les agences gouvernementales.

Secrétaire privée

Un secrétaire privé est similaire à un secrétaire d’entreprise, sauf que le premier est généralement employé par une personne et non par une organisation entière. Les secrétaires privées sont essentiellement employées pour effectuer des travaux personnels pour leurs employeurs. Ces employeurs peuvent être des hauts fonctionnaires d’une organisation ou d’une entreprise. Ils peuvent être des personnes importantes de la société, telles que des hommes d’affaires, des médecins, des avocats, des hommes politiques, etc. En général, les secrétaires privés sont engagés lorsque leur employeur a besoin de leur aide et de leurs compétences pour accomplir des tâches de routine.

Secrétaire de direction

Une secrétaire de direction est chargée d’organiser toutes les activités d’un cadre supérieur. Elle est une professionnelle hautement qualifiée qui assiste les dirigeants ou les gestionnaires dans leurs tâches administratives. Ils effectuent des recherches, gèrent les emplois du temps et fournissent un soutien administratif efficace.

Secrétaire financier

Un secrétaire financier est un professionnel exerçant souvent ses fonctions au sein d’une église ou d’une autre organisation nécessitant un suivi minutieux des entrées et des sorties de fonds. Dans certains cas, le rôle de secrétaire financier n’est pas un poste rémunéré, mais plutôt un siège bénévole qu’une personne occupe au sein d’un conseil d’administration ou d’un groupe de personnes apparentées. Il ou elle assure normalement le suivi des données financières et peut-être responsable de la gestion des fonds.

Secrétaire général 

Le secrétaire général est habituellement considéré comme un cadre supérieur de l’entreprise, dont la qualification requiert des compétences spécifiques. Il est généralement nommé conformément aux règles énoncées dans la loi sur les sociétés. Les secrétaires d’entreprise sont principalement chargés de surveiller les travaux de secrétariat et d’assurer la liaison avec les autres employés, les actionnaires, le conseil d’administration et d’autres parties extérieures. Les secrétaires généraux sont souvent recrutés en interne. Toutefois, certains chefs d’entreprise préfèrent externaliser les services de secrétariat d’entreprise.